MalangBisnis.com - Selain pembawaan diri dan penampilan, ternyata cara seseorang menuliskan e-mail bisa mengungkap kepribadiannya. Berikut adalah beberapa panduan mengenai penulisan e-mail untuk membuat Anda tetap terlihat profesional.
1. Kirimkan konfirmasi follow-up
Jika Anda dan rekan kerja atau bos baru saja selesai menyepakati suatu
keputusan secara langsung, namun tak ada notulen, segeralah menuliskan hasilnya dalam surat elektronik untuk segera dikirimkan kepada orang tersebut. Ini penting untuk mencegah kesalahpahaman, ketidaksetujuan, dan kelupaan. Mengkonfirmasi keputusan dalam bentuk tulisan memastikan setiap orang memiliki kesamaan dan memastikan segalanya terbahas untuk mencegah kesalahan di masa mendatang.
2. Mengedit diri sendiri
Untuk surat-surat penting, selalu pastikan Anda mengecek ulang untuk kesalahan pengetikan setidaknya sekali sebelum dikirimkan. Untuk hasil yang lebih pasti, sebelum dikirim, coba cetak dalam bentuk kertas, kemudian baca kembali. Kritislah pada tulisan Anda sendiri. Apakah ada salah huruf, salah penggunaan kalimat, hingga kemungkinan terjadinya salah paham.
3. Pikir sebelum mengirim
Ada sebagian orang yang seringkali tersulut emosi saat akan menjawab e-mail yang kontroversial atau berpotensi memicu adu mulut. Anda tentu masih ingat kasus Prita Mulyasari dan Luna Maya, kan? Mereka menuliskan komentar dalam bentuk yang kurang mengenakkan bagi pihak lain sehingga akhirnya berujung tidak menyenangkan. Jika Anda akan membalas surat elektronik yang berpotensi memicu kemarahan, cobalah untuk menuliskan apa yang ingin Anda katakan, setelah selesai, jangan dulu dikirim. Biarkan tulisan itu hingga satu jam, sementara Anda melakukan hal lain yang jauh dari komputer. Setelah satu jam, baca kembali surat Anda. Perkirakan dan tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah jawaban yang Anda tuliskan itu cukup profesional, produktif, tidak merugikan siapa pun, dan memberikan manfaat untuk orang lain? Jika ya, silakan kirim. Jika tidak, segera klik tombol delete.
4. Hormati BCC
BCC, kolom yang ada di bawah alamat e-mail tujuan merupakan singkatan dari blind carbon copy. Artinya, ketika Anda menuliskan alamat tujuan di bagian tersebut, maka alamat tersebut tak akan terlihat di e-mail si penerima. Ketika Anda menerima e-mail dari orang lain, dan alamat e-mail Anda tidak terlihat di daftar kiriman, ini berarti bahwa si pengirim tidak ingin ada orang lain mengetahui bahwa Anda mendapatkan e-mail tersebut. Sayangnya, banyak orang merespon e-mail dengan cepat, sehingga mereka tidak menyadari bahwa mereka sedang disembunyikan keterlibatannya. Untuk melindungi diri Anda dan si pengirim, jangan merespon surat yang dikirimkan kepada Anda dalam bentuk BCC. Dan selalu pastikan bahwa keterlibatan Anda sudah diketahui secara publik sebelum merespon pada e-mail grup.
5. Perhitungkan kesopanan dalam mengirimkan respon apa pun
Untuk surat-surat yang penting, akan sangat diharapkan balasan. Ketika Anda menerima surat penting, dan si pengirim pun meminta konfirmasi, kirimkanlah surat pemberitahuan bahwa Anda sudah menerima surat tersebut. Namun, ini bukan berarti bahwa setiap surat yang Anda terima dari rekan kerja harus Anda balas. Rekan kerja Anda juga akan kesal jika inbox e-mail-nya hanya berisi surat konfirmasi bahwa Anda sudah menerima e-mail darinya. Andalah yang lebih tahu, respon apa dan kapan diperlukan.
6. Jangan melibatkan emosi
Tempat kerja adalah tempat untuk berbisnis. Seharusnya isi e-mail yang tentang pekerjaan, sifatnya profesional dan resmi. Ingatlah, bahwa beberapa perusahaan memiliki kebijaksanaan untuk memonitor e-mail yang dikirim dan terkirim.
7. Jangan terbiasa menggunakan fitur "reply all"
Satu-satunya alasan tepat untuk membalas rantai e-mail ke seluruh orang yang dikirimkan (thread) adalah karena Anda memiliki informasi yang ingin dikirimkan kepada seluruh anggota grup tersebut. Tak jarang orang yang mengirimkan balasan dengan fitur reply all, tidak memiliki pesan terlalu penting untuk semua orang. Biasanya kepentingannya hanya kepada si pengirim pertama. Nah, orang-orang lain harus mendapati inbox e-mailnya penuh pesan-pesan tak penting untuknya akan merasa terganggu. Lebih parahnya lagi, kebiasaan menggunakan fitur ini rawan membeberkan informasi yang seharusnya tak diketahui pihak lain. Biasakan untuk hanya membalas surat elektronik berantai kepada si pengirim pertama saja.
8. Jangan mengirimkan e-mail pribadi lewat akun bisnis
Perusahaan Anda memiliki hak untuk membaca segala bentuk komunikasi yang terjadi melalui kanalnya. Ini berarti, segala e-mail yang berisi ekspresi cinta, keluhan kepada bos, atau segala hal yang personal sebaiknya dilakukan melalui akun pribadi saja. Plus, Anda bisa dinilai sebagai orang yang malas jika ada rekan kerja yang menilai Anda sedang melakukan kegiatan pribadi di jam kerja.
9. Jangan mengkomunikasikan segalanya dalam bentuk tulisan
Seringkali, kita, manusia urban bergantung pada fasilitas elektronik, sehingga membatasi interaksi sosial. Sesekali, cobalah untuk menyiapkan waktu untuk berdiskusi dengan rekan kerja Anda secara langsung. (MB-8)
1. Kirimkan konfirmasi follow-up
Jika Anda dan rekan kerja atau bos baru saja selesai menyepakati suatu
keputusan secara langsung, namun tak ada notulen, segeralah menuliskan hasilnya dalam surat elektronik untuk segera dikirimkan kepada orang tersebut. Ini penting untuk mencegah kesalahpahaman, ketidaksetujuan, dan kelupaan. Mengkonfirmasi keputusan dalam bentuk tulisan memastikan setiap orang memiliki kesamaan dan memastikan segalanya terbahas untuk mencegah kesalahan di masa mendatang.
2. Mengedit diri sendiri
Untuk surat-surat penting, selalu pastikan Anda mengecek ulang untuk kesalahan pengetikan setidaknya sekali sebelum dikirimkan. Untuk hasil yang lebih pasti, sebelum dikirim, coba cetak dalam bentuk kertas, kemudian baca kembali. Kritislah pada tulisan Anda sendiri. Apakah ada salah huruf, salah penggunaan kalimat, hingga kemungkinan terjadinya salah paham.
3. Pikir sebelum mengirim
Ada sebagian orang yang seringkali tersulut emosi saat akan menjawab e-mail yang kontroversial atau berpotensi memicu adu mulut. Anda tentu masih ingat kasus Prita Mulyasari dan Luna Maya, kan? Mereka menuliskan komentar dalam bentuk yang kurang mengenakkan bagi pihak lain sehingga akhirnya berujung tidak menyenangkan. Jika Anda akan membalas surat elektronik yang berpotensi memicu kemarahan, cobalah untuk menuliskan apa yang ingin Anda katakan, setelah selesai, jangan dulu dikirim. Biarkan tulisan itu hingga satu jam, sementara Anda melakukan hal lain yang jauh dari komputer. Setelah satu jam, baca kembali surat Anda. Perkirakan dan tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah jawaban yang Anda tuliskan itu cukup profesional, produktif, tidak merugikan siapa pun, dan memberikan manfaat untuk orang lain? Jika ya, silakan kirim. Jika tidak, segera klik tombol delete.
4. Hormati BCC
BCC, kolom yang ada di bawah alamat e-mail tujuan merupakan singkatan dari blind carbon copy. Artinya, ketika Anda menuliskan alamat tujuan di bagian tersebut, maka alamat tersebut tak akan terlihat di e-mail si penerima. Ketika Anda menerima e-mail dari orang lain, dan alamat e-mail Anda tidak terlihat di daftar kiriman, ini berarti bahwa si pengirim tidak ingin ada orang lain mengetahui bahwa Anda mendapatkan e-mail tersebut. Sayangnya, banyak orang merespon e-mail dengan cepat, sehingga mereka tidak menyadari bahwa mereka sedang disembunyikan keterlibatannya. Untuk melindungi diri Anda dan si pengirim, jangan merespon surat yang dikirimkan kepada Anda dalam bentuk BCC. Dan selalu pastikan bahwa keterlibatan Anda sudah diketahui secara publik sebelum merespon pada e-mail grup.
5. Perhitungkan kesopanan dalam mengirimkan respon apa pun
Untuk surat-surat yang penting, akan sangat diharapkan balasan. Ketika Anda menerima surat penting, dan si pengirim pun meminta konfirmasi, kirimkanlah surat pemberitahuan bahwa Anda sudah menerima surat tersebut. Namun, ini bukan berarti bahwa setiap surat yang Anda terima dari rekan kerja harus Anda balas. Rekan kerja Anda juga akan kesal jika inbox e-mail-nya hanya berisi surat konfirmasi bahwa Anda sudah menerima e-mail darinya. Andalah yang lebih tahu, respon apa dan kapan diperlukan.
6. Jangan melibatkan emosi
Tempat kerja adalah tempat untuk berbisnis. Seharusnya isi e-mail yang tentang pekerjaan, sifatnya profesional dan resmi. Ingatlah, bahwa beberapa perusahaan memiliki kebijaksanaan untuk memonitor e-mail yang dikirim dan terkirim.
7. Jangan terbiasa menggunakan fitur "reply all"
Satu-satunya alasan tepat untuk membalas rantai e-mail ke seluruh orang yang dikirimkan (thread) adalah karena Anda memiliki informasi yang ingin dikirimkan kepada seluruh anggota grup tersebut. Tak jarang orang yang mengirimkan balasan dengan fitur reply all, tidak memiliki pesan terlalu penting untuk semua orang. Biasanya kepentingannya hanya kepada si pengirim pertama. Nah, orang-orang lain harus mendapati inbox e-mailnya penuh pesan-pesan tak penting untuknya akan merasa terganggu. Lebih parahnya lagi, kebiasaan menggunakan fitur ini rawan membeberkan informasi yang seharusnya tak diketahui pihak lain. Biasakan untuk hanya membalas surat elektronik berantai kepada si pengirim pertama saja.
8. Jangan mengirimkan e-mail pribadi lewat akun bisnis
Perusahaan Anda memiliki hak untuk membaca segala bentuk komunikasi yang terjadi melalui kanalnya. Ini berarti, segala e-mail yang berisi ekspresi cinta, keluhan kepada bos, atau segala hal yang personal sebaiknya dilakukan melalui akun pribadi saja. Plus, Anda bisa dinilai sebagai orang yang malas jika ada rekan kerja yang menilai Anda sedang melakukan kegiatan pribadi di jam kerja.
9. Jangan mengkomunikasikan segalanya dalam bentuk tulisan
Seringkali, kita, manusia urban bergantung pada fasilitas elektronik, sehingga membatasi interaksi sosial. Sesekali, cobalah untuk menyiapkan waktu untuk berdiskusi dengan rekan kerja Anda secara langsung. (MB-8)
***
Sumber : KOMPAS
Lihat Artikel Lainnya
Lihat Informasi & Promosi Bisnis
Follow Twitter @MalangBisnisCom
Baca MalangBisnis.com dari mana aja, tersedia versi mobile, Buka dari HP mu...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar