Pentingnya Identitas di Bagian Akhir E-mail | MalangBisnis | Media Partner Bisnis Anda
MalangBisnis.com - Signature, atau identitas pengirim di bagian akhir e-mail memang terlihat sepele. Namun, ternyata identitas ini memegang peranan yang cukup penting untuk menciptakan imej Anda di mata orang lain, setidaknya kepada mereka yang pernah Anda kirimkan e-mail.

Dasarnya, signature berisikan nama, jabatan, dan atau informasi bagaimana menghubungi si pengirim. Biasanya terdiri dari beberapa baris.

Namun, banyak pula yang kemudian menambahkan beragam hal. Ada yang menambahkan kutipan dari orang terkenal, link situsnya, bahkan menuliskan nama dengan font beragam dan warna-warni. Bahkan ada pula yang menyisipkan foto atau grafik animasi. Yang pada akhirnya menambah bobot e-mail dan menyusahkan orang yang menerima.


Matthew Randall, direktur eksekutif Center for Professional Excellence di York College of Pennsylvania menyerukan, "Signature pada e-mail seseorang mirip seperti stiker di belakang mobil, Anda tak akan pernah tahu siapa yang melihatnya dan apa impresi yang ditampilkan, atau apakah hal itu akan berdampak negasi terhadap Anda."

Sewajarnya, para profesional mencantumkan signature yang akan mendorong citranya. Font beragam, warna-warni, foto kreatif, atau kutipan ucapan dari orang lain sebaiknya dihindari. Meski bermaksud baik, namun, hal itu akan membawa imej Anda ke arah "menggurui", jadi Randall menyarankan untuk menghapus saja kutipan-kutipan itu.

Randall menekankan pentingnya signature yang bersih. Signature seharusnya menampilkan informasi diri, bukan mengalihkan perhatian dari isi e-mail itu sendiri. Saat akan menuliskan signature, prinsipnya, bagaimana mengkomunikasikan informasi mengenai cara menghubungi saya secara profesional sekaligus mendorong imej diri saya kepada calon employer?

Pentingnya?
Signature pada akhiran e-mail akan menjelaskan identitas pengirim kepada orang yang dituju. Hal ini menciptakan semacam keseimbangan antara siapa Anda dan profesionalisme Anda. Selain itu, membantu orang yang dikirimi untuk menyimpan data Anda di Outlook atau di daftar kontak mereka juga. Sebagian orang memilih untuk tidak mencantumkan titel mereka dengan alasan supaya tidak terlihat menyombongkan diri.

Berhati-hatilah saat memilih ukuran, jenis, dan warna font yang tidak sesuai dengan tempat Anda bekerja. Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan kreatif yang memiliki font berwarna dan funky, maka kreativitas itu bisa dilakukan dan senada. Namun, pada sebagian besar perusahaan profesional, hal ini akan membuat Anda terlihat tidak matang, tidak profesional, dan kemungkinan besar menurunkan kredibilitas Anda.

Apa yang harus dicantumkan?
Laurent Duperval, kepala lembaga konsultasi Duperval Consulting mengatakan, "Signature menjadi hal yang penting dan bagian dari eksistensi saya di dunia maya. Saya ingin memastikan bahwa klien potensial mengetahui apa yang saya kerjakan, atau bagaimana menghubungi saya, dan semua informasi yang relevan sudah tersedia di sana."

Yang sebaiknya dicantumkan:
* Nama pribadi dan perusahaan Anda.
* Cara menghubungi (e-mail, telepon, alamat situs, dan alamat kantor).

Yang boleh dicantumkan jika ingin:
* Situs alternatif (blog, Twitter, profil situs jejaring sosial).
*  Informasi cara menghubungi lain (nomor faksimili).
* Sedikit penjelasan mengenai servis yang Anda tawarkan.

Yang patut dihindari:
* Font berlebihan dan warna yang norak.
* Grafik besar atau gambar yang besar hingga menyulitkan seseorang untuk membuka e-mail itu.
* Alamat e-mail yang tidak profesional (sayaimut@email.com)
* Meminta konfirmasi meski isi e-mail tersebut tidak terlalu penting.(MB-3)


Sumber : KOMPAS


Dilihat sebanyak :
Lihat Artikel Lainnya
Lihat Informasi & Promosi Bisnis
Follow Twitter @MalangBisnisCom















Baca MalangBisnis.com dari mana aja, tersedia versi mobile, Buka dari HP mu...




1 komentar:

Putri & Dedi Busana mengatakan...

Bikin identitas yang membuat sipenerima email tidak merasa terganggu kenyamannya.

Poskan Komentar